Kartläggning och analys av löneprocessen

Fem kontrollpunkter för löneprocessen

Vi vet att de allra flesta företag kan göra besparingar på minst 30 procent om löneprocessen byggs upp med rätt rutiner och systemstöd.

Planering

I planeringsfasen anger man i huvudsak var och när en anställd ska arbeta. Det handlar helt enkelt om en kartläggning av de anställda. Arbetar företaget i projekt definieras de i den här fasen, och det är utifrån de definitionerna som den anställde sedan rapporterar i nästa steg (insamlingen). Här kan också ändringar göras, gällande till exempel anställningsförhållanden, traktamenten och så vidare - något som ofta tar mycket tid om de utförs manuellt. Den här delen av löneprocessen kan se olika ut beroende på om företaget är en industri, om man har butiker eller om företaget är en vårdinrättning eller ett konsultbolag etcetera. I planeringsfasen definieras även företagets resereglemente och till exempel utläggningshantering som ska kostnadsföras på specifika projekt.

Insamling

I den här fasen samlas all information från planeringsfasen upp. Här sker även en inrapportering av det som avviker från den normala schemaläggningen. Insamlingen speglar de regler och ramar som fastställts under planeringsfasen. Den här fasen är ofta tidskrävande om det saknas rutiner och bra systemstöd. Här är det viktigt att ställa frågor som: Hur hanteras egentligen inrapportering av tid, resor, tillägg och så vidare? Hur nyttjar man systemet bäst för att automatisera inrapportering och bevakning?

Beräkning

När all information och allt underlag finns tillgängligt och lönen räknas fram är det viktigt att komma ihåg några saker: Finns det manuella rapporteringar på företaget och har de i så fall kommit in? Har allt rapporteringsunderlag attesterats och godkänts av ansvarig chef? Man kan också fundera på vilka bevakningar som är lämpliga att ange i beräkningsfasen – som indikation på uppsägning, bevakning av föräldraledighet med mera.

Kontroll

I det näst sista steget, innan lön fastställs och betalas ut, rekommenderar vi en intern rimlighetsbedömning gjord på löneberäkning. Anpassade avstämnings- och kontrollistor kan tas fram från lönesystemet för att underlätta bedömningen. Kontrollen innebär en kvalitetssäkring av lönekörningen och det är dessutom en trygghet för löneadministratören att ytterligare någon har insyn i lönehanteringen.

Rapportering

Här sker det en intern rapportering; med lönespecifikationer, styrdokument och bokföringsunderlag. Och så sker det även en extern, där man till exempel rapporterar till Skattemyndigheten och Försäkringskassan. Här är det framförallt viktigt att se över vilka rapporter som finns tillgängliga. Det ställs ofta stora krav på utformning och flexibilitet av rapporter för både extern och intern rapportering och här finns det mycket tid att spara med ett bra systemstöd