Kontek nominerar Saltå Kvarn till årets HR-systemprojekt!

Konsultbolaget HerbertNathan & Co delar årligen ut ett pris för årets HR-systemprojekt. Allt fler organisationer och företag inser vikten av att ha ett gott systemstöd för sin personalhantering. I år har Kontek valt att nominera det ekologiska matföretaget Saltå Kvarn AB till det hedervärda priset.

Priset Årets HR-systemprojekt delas ut för att främja och belysa vikten av ett gott systemstöd som grund för personaladministrationen. Nyttan och den digitalisering som ofta följer vid implementeringen av nytt HR-system ger god affärsnytta och bidrar till att man som företag och arbetsgivare stärker och säkerställer sin profil gentemot de anställda.

Överblick av HR-processerna

Under de senaste åren har Saltå Kvar insett behovet och nyttan av ett systemstöd för sina HR-processer. De önskade stärka sitt varumärke genom en ökad medarbetarnöjdhet samtidigt som de ville automatisera och effektivisera arbetsrutinerna för de på företaget som arbetar med HR-processerna. Valet föll på Konteks molnbaserade HR-system Kontek HRM Employee.

Våra utmaningar bestod både i att vi inte kände att det befintliga systemstödet för personaladministrationen räckte till vare sig funktionsmässigt eller hur det nyttjades internt som arbetsredskap. Pappersfrihet och digitalisering blev snabbt viktigt att prioritera för att få till en effektivare och säkrare personaladministration på företaget. Dessutom var vi väl medveten om komplexiteten och utmaningarna med vår hantering av fyra olika kollektivavtal (butik, kvarn, bageri och livs tjänstemän), berättar Kicki Ahrén, HR- och löneansvarig hos Saltå Kvarn AB.

Lean production, digitalisering och tillgänglighet

Den övergripande målsättningen med att implementera ett nytt HR-system var att digitalisera verksamheten och nå affärsnytta för hela bolaget. Tidsbesparing, pappersfrihet och tillgänglighet har varit viktiga ledord i det löpande arbetet med lean production som företaget tillämpar. Målet är att minimera slöseri med resurser genom olika typer av effektiviseringar och rationaliseringar – ”det ska vara lätt att göra rätt” är ett uttryck och begrepp som har myntats i sammanhanget.

Initialt kommer Saltå Kvarn huvudsakligen nyttja Kontek HRM Employee för Lönerevision, vid nyanställningsprocessen, onboarding, offboarding, rehabilitering, medarbetarsamtal, dokumenthantering och kompetenshantering. Men redan under projektets gång har nya möjligheter, användningsområden och förbättringsmöjligheter identifierats.

Kicki Ahrén fortsätter:

”Jag har jobbat mycket med att informera och att försöka involvera både chefer och anställda under projektets gång. Detta har uppfattats positivt vilket kan utläsas ifrån att jag löpande har fått nya förslag och funderingar kring förbättringar och utvecklingsmöjligheter från alla inblandade. Dessa delar har alltså visat sig ge mycket god effekt och blivit en framgångsfaktor för projektet.

Konteks ansvariga konsult för implementeringen av HR-systemet, Madeleine Lindberg berättar:

”Samarbetet med Saltå Kvarn under projektets gång har varit väldigt gott, givande och trivsamt. Vi har löpande ställts inför utmaningar och ställningstagande som vi lyckats lösa på ett bra sätt med hjälp av löpande, digitala avstämningsmöten och ibland hårda prioriteringar”.

Hon fortsätter;

”Både budget och tidsplan för projektet har hållits och måluppfyllelsen är god och vi vet redan att implementeringen av det nya HR-systemet har medfört stor tidsbesparing och bidragit till tydligare processer och uppföljning hos cheferna vilket förenklar och säkerställer arbetet. Systemet har gett Saltå Kvar en god överblick av alla processer och det ger organisationen flera fördelar med att samla in och lagra informationen på ett och samma ställe”.

Personuppgifter i mobilapp

Implementeringen av det nya systemstödet har också bidragit till en förbättrad medarbetarupplevelse. Genom att addera och låta sina medarbetare nyttja mobilappen Kontek HRM Mobile ger Saltå Kvarn sina medarbetare smidig och enkel åtkomst till sina personuppgifter. Medarbetaren känner sig mer involverad och kan uppdatera sina uppgifter samt att det resulterar i mindre förfrågningar till HR vilket i förlängningen blir en tidsbesparing för båda parter. Dessutom säkerställs informationen om de anställda eftersom ansvaret för uppdatering och underhåll faller på den anställde.

Kompetensutveckling ger positiva effekter

Utöver engagemang och information kring implementeringen av det nya HR-systemet har Saltå Kvarn prioriterat kompetensutveckling. Något som man i efterhand kan se goda och stora effekter av. Att låta Konteks utbildare guida och utbilda har skapat en god förståelse för möjligheterna med det nya systemet samt minskat funderingarna och frågeställningarna till kontaktpersonen på Saltå Kvarn.

Konteks produktägare för Kontek HRM, Dan Roslund avslutar;

Implementeringen av HR-systemet Kontek HRM Employee hos Saltå Kvarn är ett mycket gott exempel på ett väl, genomfört och lyckat projekt som skapar stora och goda fördelar för kunden rörande sin framtida personadministration”.

Priset för årets HR-systemprojekt kommer att delas ut under en ceremoni i samband med mässan och eventet Forum Affärssystem & HR 2021, 16 november i Stockholm. Kontek kommer medverka som utställare och föredragshållare under detta event.