Tryggt och effektivt med outsourcing

Snabb expansion kräver förändring på flera fronter. Då behövdes nya rutiner för lönehanteringen och gemensamma riktlinjer för HR-frågor. Lösningen blev ett outsourcingavtal med Kontek.

Tidsbesparing med outsourcing

När golvgrossisten Svegab i Växjö köptes av Storskogen AB 2018 tillsammans med tre andra grossister inom golv, keramik och textil kom chansen att skapa ett nytt bolag – Sveriges Golv Distributörer (SGD). Tanken var att låta de olika verksamheterna dra nytta av varandras specialistkunskaper och fortsätta växa. Fyra år senare har företaget expanderat till 17 olika enheter från Malmö till Luleå med 150 medarbetare samt både grossistverksamhet och butiker.

Eftersom SGD i princip byggts upp av flera mindre, privatägda företag hade man tidigare det lilla företagets lönehantering, det vill säga en enda person gjorde lönerna. Det blev alltmer ohållbart när företaget växte. Lösningen blev ett outsourcingavtal för lönehanteringen hos Kontek, med plustjänstavtal för tidsystemet Kontek HRM Time, reseräkningssystemet Kontek HRM Travel och HR-systemet Kontek HRM Employee. Det var ett stort steg.

"Det var självklart att lönehanteringen skulle outsourcas, det sparar tid för oss. Kontek har kompetensen och det funkar. Det är ju viktigt att medarbetarna känner sig trygga med lönehanteringen", säger Jenny Skoglund, HR-ansvarig på SGD.

Tidrapporterar direkt i mobilappen

På företaget är det två avtal som gäller, Handels tjänstemannaavtal samt Lager- och e-handelsavtal. Eftersom SGD använder tidsystemet, Kontek HRM Time och reseräkningssystemet, Kontek HRM Travel, kan alla medarbetare göra sin tidrapportering och sina reseräkningar direkt i appen, Kontek HRM Mobile.

Cheferna kan attestera och kontrollera timmar i appen och de får automatiska påminnelser om att något ska göras av systemet.

Gemensamma processer med en personalhandbok

På SGD är det många små enheter som blivit en stor, gemensam enhet. Det var därför viktigt att skapa gemensamma processer och rutiner för hela företaget. Det är ett av skälen till varför SGD tagit hjälp av Kontek för att upprätta en Personalhandbok.

"Jag fick god hjälp av Kontek kring hur det ska se ut hos oss och med en del standardskrivelser. För mig var det en trygghet att en annan person drev den här processen. Det handlar ju om hur man gör för att det ska bli mer likvärdigt och relevant för våra olika kollektivavtal", säger Jenny Skoglund.

Ytterligare ett steg är att man nu också introducerar supporttjänsten Min Lön. Det innebär att SGD:s medarbetare kan skicka frågor om sin lön direkt till Konteks lönespecialister istället för att exempelvis ta dem via HR. Förhoppningen är att det ska gå snabbare att få svar.