Smidigt och molnbaserat i mobilen Osby Glas kombinerar molntjänst med outsourcing

Ett modernt försystem som alla kan nå från mobilen och en bekymmersfri, outsourcad lönehantering – så blev lösningen för Osby Glas när lönehanteringen skulle moderniserades. Idag använder Osby Glas Konteks webbaserade personalsystem Kontek HRM för HR, tidrapportering och reseräkningshantering och låter sedan Konteks outsourcingavdelning ta hand om själva lönehanteringen.

”Tidigare hade vi en person på ekonomiavdelningen som också körde lön. Vi gjorde den här förändringen för att vår personaladministratör inte skulle drunkna i jobb. Vi är inte experter på lön, vi kan glas!” säger Joel Rosenqvist, vd på Osby Glas

Resan mot en modernare, tryggare och mer effektiv lönehantering startade när personaladministratör Sofia Nilsson började arbeta på Osby Glas. Hon och VD Joel Rosenqvist ville ha ett molnbaserat försystem, som skulle vara lätt att använda och smidigt att nå via exempelvis mobilen för företagets 109 anställda. Sedan mars 2020 använder man nu Konteks molntjänster för tidrapportering, reseräkningar och personaladministration. Under coronapandemin har de upptäckt hur vissa funktioner blivit viktigare än tidigare.

”Vi har använt meddelandefunktionen i Kontek HRM Employee väldigt mycket det senaste året”, säger Sofia Nilsson. ”Då når meddelandet alla medarbetare samtidigt oavsett om de står vid maskinerna, är på resande fot, sitter vid datorn i hemmakontoret eller fysiskt på plats”.

En annan funktion, som visat sig vara extra användbar, handlar om rapporter. Tidigare gjorde Osby Glas rapporter manuellt, men med Konteks system är det enklare att generera de rapporter man behöver.

”Vi kan till exempel se närmre på frånvaro, för att hitta mönster hos personer med mycket frånvaro och ge dem rätt stöd. Vi satsar mycket på friskvård”, säger Joel Rosenvist.

Allt i mobilen

Osby Glas använder webbaserade lösningar Kontek HRM Employee för HR-stöd samt Kontek HRM Time för tidrapporter och Kontek HRM Travel för reseräkningar. Nu sköter i stort sett alla medarbetare sina tidrapporter och reseräkningar med hjälp av mobilen.

”Idag har alla appen på telefonen och stämplar in där. Det gör att alla medarbetare själva har bättre koll på sina tider. Tidigare kom de alltid till mig och frågade ”hur många semesterdagar har jag kvar?”. Nu kan de själva logga in och få en överblick”, säger Sofia Nilsson.

I Kontek HRM Employee samlas alla nödvändiga uppgifter om de anställda. Det kan exempelvis handla om medarbetarnas olika kompetenser, utbildningar och certifikat. När ett certifikat eller en utbildning behöver förnyas, påminner sedan systemet.

”Det finns enorma möjligheter i systemet”, konstaterar Sofia Nilsson. ”Man lär sig saker hela tiden” avslutar Sofia Nilsson.