Smidigare lön- och HR processer med en helhetslösning från Kontek

När Sveland Djurförsäkringar sökte en helhetslösning för både lön och HR föll valet på Kontek. Nu sköts allt för företagets medarbetare i Kontek Lön och HRM-systemet Kontek HRM.

För drygt två år sedan bestämde man sig på Sveland Djurförsäkringar för att se över företagets löne- och HR-processer. Det blev en noggrann urvalsprocess där en arbetsgrupp från Sveland Djurförsäkringar granskade ett flertal leverantörer. Till slut föll valet på Konteks helhetslösning med lönesystemet Kontek Lön och HRM-Systemet Kontek HRM med HR-systemet Kontek HRM Employee, reseräkningssystemet Kontek HRM Travel och tidssystemet Kontek HRM Time.

– Vi ville ha ett gemensamt system, där all information finns samlad med tanke på GDPR. Tidigare fanns det olika medarbetarrelaterade underlag ute hos cheferna. Det är bättre att ha underlag för exempelvis medarbetarsamtal eller ledighetsansökningar i systemet, så att all information som cheferna ska ha tillgång till finns samlad där, säger Åsa Johansson, HR-chef på Sveland Djurförsäkringar.

– Vi ville effektivisera och digitalisera. Det var jätteviktigt att systemet skulle vara integrerat, för att minska manuell hantering, lägger löneadministratör Cecilia Ellman till.

Koll på regelverket
Eftersom Sveland är ett försäkringsbolag, styrs företaget av ett hårt regelverk från bland annat Finansinspektionen och specifika lagkrav, som att anställda som säljer försäkringar måste ha minst 15 timmars kompetensutveckling varje år. Sedan man började arbeta med Kontek HRM Employee har det blivit enklare för både medarbetare och chefer att ha koll på de årliga utbildningarna genomförs. Regelverket kräver också att man begär in ett utdrag ur belastningsregistret samt kreditupplysning från UC på varje nyanställd försäkringsförmedlare. Detta ska dessutom förnyas vartannat åt. Nu går det ut automatiska påminnelser från systemet, vilket förenklar för både Åsa Jonsson, chefer och medarbetare att ha koll på att alla har de behörigheter som krävs.

Rapportering i appen
Sveland Djurförsäkringar gick över till att arbeta i Konteks system 1 mars 2022. Idag kan medarbetare exempelvis ansöka om ledighet, tidrapportera och redovisa utlägg eller resor löpnande i mobilappen Kontek HRM Mobile och chefer får automatiskt påminnelser när det är dags för dem att exempelvis attestera. På Sveland tillämpar man flextid och möjlighet att arbeta hemifrån två dagar i veckan.

– Många av våra medarbetare pendlar. Cirka 95 procent av dem har egna djur och de är engagerade, otroligt aktiva djurägare. Djuren genomsyrar allt vi gör så våra medarbetare kan alltid relatera till det kunderna pratar om, säger Åsa Jonsson.

På Sveland gäller försäkringsbranschens kollektivavtal FAO-Forena alla anställda. Det är ett förhållandevis litet avtal, vilket innebär att det inte finns färdiga uppsättningar i lönesystemet.

– Där fick vi lägga lite tid tillsammans med våra konsulter från Kontek, säger Åsa Jonsson. De var tålmodiga och lyssnade in vad vi behövde. Det är skönt att de är så insatta i vår verksamhet.

Vilka Konteklösningar använder Sveland Djurförsäkringar?
Molnlösning som inkluderar: Lönesystemet Kontek Lön, HRM-systemet Kontek HRM med delsystemen Kontek HRM Employee, Kontek HRM time och Kontek HRM Travel.

Om Sveland Djurförsäkringar
Sveland Djurförsäkringar grundades 1911 med idén om att ta väl hand om sina djur för att ge dem ett långt, hållbart liv och dela på riskerna för skador och sjukdomar i ett samägt bolag. Idag arbetar man med försäkringar för häst, hund, katt och smådjur. Företaget har cirka 55 anställda på huvudkontoret i Lund och ett 15-tal medarbetare runt om i landet. Dessutom har man ett 30-tal fritidsombud, som verkar som ambassadörer för Sveland Djurförsäkringar genom att sälja försäkringar. Eftersom bolaget är kundägt går eventuell vinst tillbaka till verksamheten för att hålla de gemensamma kostnaderna nere, samt till satsningar för hållbart djurägande via bolagets stiftelse.