Outsourcing gav tryggare löneprocess

När lönespecialisterna på Konteks Outsourcing tog över lönehanteringen för Cepheid fick HR-avdelningen tid för annat. Nu kan HR Operations ansvariga Samira Elmsved koncentrera sig på strategiska frågor och vara säker på att företagets 900 anställda får rätt lön i rätt tid.

Expansiva företaget Cepheid utvecklar PCR-tester för en mängd olika sjukdomar och huserar i ett typiskt kontorskomplex i Solna. Här arbetar cirka 900 personer dygnet runt veckans alla dagar med både produktion, förpackning och utveckling.

HR Operations ansvariga Samira Elmsved började arbeta på Cepheid 2016. Då hade företaget cirka 250 anställda i Sverige och dåvarande HR-ansvarige hade just beslutat att förändra lönehanteringsprocessen. Tidigare hade man en anställd löneadministratör, men nu valde man låta Kontek ta hand om lönehanteringen via outsourcing.

–Vi har två kollektivavtal och skiftgång så det blev lätt fel och om löneadministratören var sjuk behövdes en ersättare. För att kvalitetssäkra valde vi att outsourca lönehanteringen med Kontek, säger Samira Elmsved. Outsourcing av lönehanteringen har varit till stor nytta för företaget då vi har möjlighet att lägga mer arbetstid på annat. Vi behöver inte vara specialister på lön.

En utmaning med skiftgång och schemaförändringar
Cepheid grundades 1996 i USA och finns i 17 länder. Produktionsenheterna finns i USA, Indien och Sverige. Där produceras de patenterade små boxarna för diagnosticering av allt från Covid till Ebola, HIV och bröstcancer.

Företagets föränderliga scheman och skiftgång kan bli en utmaning. Produktionsenheten på Cepheid i Solna är i gång dygnet runt, veckans alla dagar och har flera olika skiftscheman. Bemanningsbehoven och skiftscheman förändras hela tiden, beroende på inkommande ordrar och leveranskrav.

–Vi lever ständigt med skiftändringar, planeringsförändringar och organisationsförändringar, säger Samira Elmsved. Ibland kan jag nästan känna mig skyldig när vi kommer till Kontek med en sen förändring, som ett nytt schema om två veckor, men det har aldrig mötts av ”nej, det kan vi inte fixa”.

Trygga löneprocesser med Kontek
En trygghet är att löneprocressen har ett fast löneschema, så att både HR-avdelningen och Kontek vet när det är dags att för en åtgärd i löneprocessen. Cepheids HR-avdelning levererar underlag till Kontek. När lönekonsulten är klar går lönerna tillbaka till Cepheid för kontroll och fastställan av lönerna.

–Vår ekonomiavdelning har skapat en otroligt bra avstämningsfil, som visar avvikelser på mer än fem procent. Den Excelfilen är skräddarsydd för oss, men Kontek har varit väldigt tillmötesgående. De tog sig tiden att bygga upp detta med sina specialister så att det fungerar för oss, säger Samira Elmsved.

–Vi har fått höra av vi varit en utmanande kund, eftersom vi har unika krav, fortsätter hon, men Kontek har antagit utmaningen och tyckt det varit roligt. De drog ihop sina konsulter och löste problemet.

Vilka av Konteks systemlösningar använder Cepheid?
Outsourcinglösning som inkluderar: Lönesystemet Kontek Lön, tidrapporteringssystemet Kontek HRM Time och bemanningssystemet Kontek HRM Plan samt medarbetartjänsten Min Lön.

Trygga Tester
Cepheid grundades i Sunnyvale, Kalifornien, 1996, och arbetar med molekylär diagnostik. Företaget utvecklar CPR-tester för en mängd olika sjukdomar, från luftvägsinfektioner och infektionssjukdomar till sexuell hälsa och onkologi. Cepheids patenterade GeneXpert-system används i över 180 länder. Företaget finns i 17 länder, med produktionsenheter i USA, Sverige och Indien. Cirka 900 personer arbetar på Cepheids anläggning i Solna. Cepheid ägs sedan 2016 av Danahar Corporation.