Från pärmar och papper till smidig molnlösning

Ett standardsystem och ständigt bläddrande i pärmar för löneadministratören var inte längre hållbart när Enertech AB började expandera. Då valde man istället Konteks molntjänst för att få en modern helhetslösning för lönehanteringen.

När Enertech AB slog in på den tilllväxtresa som fortfarande pågår blev det uppenbart att den tidigare lösningen för lönehantering inte längre var gångbar. 2017 köpte NIBE det dittills privatägda Enertech AB och företaget började växa. Idag är man omkring 250 medarbetare. Då går det inte längre att jobba med papper, pärmar och manuell hantering av löneprocessen. Numera använder Enertech i stället Konteks moderna molnbaserade helhetslösning för löneprocessen och HR.

"Tidigare hade vi ett system som var ärvt i flera generationer och inte följde några standarsuppsättningar. Det blev mycket manuell hantering och det var inte hållbart. Vi vill ju kunna jobba med rätt saker", säger HR-ansvarig Petra Westerlund.

"Det är mer effektivt för cheferna som ska granska och attestera. De får en helt annan överblick än de haft tidigare. Dessutom kan medarbetarna själva gå in i systemet och justera sina tider", säger Petra Westerlund.

"De befintliga rutinerna byggde på andra förutsättningar och behövde anpassas. Vi vill att nya medarbetare ska få en bra bild av Enertech", säger Petra Westerlund. "Det här gjorde också att vi själva behövde titta på vad introduktionsprocessen ska omfatta. Vad är det vi gör egentligen? Vad vill vi förmedla"?

Enertech AB är ett företag med lång historia. Redan 1923 tog man fram sina första värmeprodukter. Sedan dess har företaget fortsatt att utveckla värmepumpar och värmeprodukter för allt från småhus till industrier. Idag äger Enertech AB tre varumärken, CTC och Bentone, som har kontor och fabriker i Ljungby samt Turboflame, som har kontor och produktion i Sävsjö och är i en mycket expansiv fas. Då är Konteks molnbaserade system en lättanvänd lösning. Nu kan alla på ett enkelt sätt komma åt de tjänster som deras behörighet ger access till från sina egna datorer eller telefoner.

På Enertech AB använder man Kontek HRM Time för stämpling och tidrapportering. Det innebär att alla kan använda appen, Kontek HRM Mobile, i telefonen för att exempelvis stämpla in eller rapportera frånvaro.

Under första halvåret 2022 implementerade man också HR-systemet Kontek HRM Employee och började så sakteliga använda sig av dess möjligheter. Den första funktionen som man testade i skarpt läge var On/off-boarding. Med många nyanställningar krävdes tydligare rutiner kring hur anställda skulle introduceras i företaget.

För Petra Westerlund och löneadministratör Karin Lampe har arbetet med att implementera Kontek HRM Employee inneburit en hel del reflektion och analys. Det ska ju fungera i hela organisationen. Då gäller det att ständigt ställa sig frågan: Hur ska vi göra? Hur ska detta fungera hos oss?

"Implementeringen handlade mycket om att få alla att förstå – och att vi behövde ändra våra rutiner", säger Petra Westerlund. "Vi fick stanna upp många gånger på vägen och fundera över hur vi ville att saker skulle fungera".

"Jag hade ingen erfarenhet av Kontek, men jag fick följa med hela vägen ända från början och sätta upp systemet", säger Karin Lampe. "Det känns tryggt".