Kontek nominerar Borås Djurpark & Camping AB till årets HR-systemprojekt

Det ska vara tidsbesparande, användarvänligt och ett led i en fortsatt digitalisering – när Borås Djurpark & Camping AB sökte ett nytt HR-system var kraven tydliga. I februari 2023 började arbetet med att implementera Kontek HRM Employee. När de säsongsanställda började jobba i april 2023 var arbetet klart. Nu nominerar Kontek Borås Djurpark & Camping till priset Årets HR-Projekt.

Ett tajt tidsschema och tydlig kravlista satte ramarna när Borås Djurpark & Camping AB behövde ett nytt HR-system. Man sökte en helhetslösning som skulle vara tidsbesparande, användarvänligt och molnbaserad. Kontek fick uppdraget sent hösten 2022, med instruktionen att HR-systemet måste vara implementerat i god tid innan 1 april 2023. Då startar säsongen och antalet medarbetare ökar med cirka 200 timanställda.

– Vi har tidigare arbetat i flera olika system som inte riktigt "pratade" med varandra. Arbetet blev ineffektivt och krävde mycket kontroller och pappersexercis. Därför visste vi att vi sökte ett och samma system för alla delar och gjorde en kravställan utifrån de önskemålen. Konteks helhetslösning uppfyllde våra behov inom alla delar, säger Annika Alexandersson, som är HR-ansvarig på Borås Djurpark & Camping AB. Annika har ansvarat för implementeringen av det molnbaserade HR-systemet Kontek HRM Employee på företaget, tillsammans med Moa Åsbrink, som är affärsområdesansvarig för gästservice. Moa sköter bland annat rekryteringen av timanställda säsongsarbetare.

I december 2022 fick man tillgång till Kontek HRM Time, Plan och Travel för tidrapportering/stämpling, schemaplanering och hantering av reseräkningar. Kontek Lön introducerades vid årsskiftet för lönehanteringen och i februari 2023 var det dags att koppla på Kontek HRM Employee för HR-relaterade funktioner.

– Vi gjorde en specifikation av våra behov efter tidigare erfarenheter och utmaningar, säger Annika Alexandersson. Sedan listade vi vilka behov som behövde prioriteras först. Vi hade många specifika önskemål, men vi kände att de togs emot med glädje.

För Helén Wingstedt, projektledare på Kontek och ansvarig för projektet hos Borås djurpark, är det ett exempel på hur Kontek vill hjälpa sina kunder att anpassa sina program och system för att passa vars och ens behov.

– Det är en utmaning att hitta ett system som passar alla. Man behöver lägga mycket tid på att kartlägga och förstå kundens önskemål och krav. Men det är det roliga med vår verksamhet. Det varierar så för varje kund, varje projekt och vi måste anpassa oss efter det säger hon.

På Kontek arbetade HR-konsult Mattias Strömgren med projektet, tillsammans med applikationskonsulten Ulrika Örngrip. Genom att arbeta i team med de dubbla kompetenserna parallellt får man en smidigare process.

– För att stärka stödet till våra kunder under implementeringen av Kontek HRM Employee tillsatte vi en HR-konsult som kan hjälpa till att vägleda arbetet utifrån lagar och regler så att processerna i systemet blir anpassade till kundens sätt att arbeta. HR-konsulten är med redan från start och lämnar förslag samt hjälper till så att kunden verkligen kommer i gång med sitt system, säger Mattias Strömgren.

I februari hade Borås Djurpark & Camping AB implementerat Kontek HRM Employee och i april kom de sista funktionerna på plats. Företaget har 60 heltidsanställda som arbetar året runt, men i april utökas arbetsstyrkan med cirka 200 timanställda säsongsarbetare. Den stora utmaningen är att hantera en sådan topp av nyanställningar så att alla HR-processer flyter smidigt för både arbetsgivare, chefer och anställda.

– Det fungerade väldigt fint. Vi tycker att Kontek HRM Employee väl täcker de behov vi har i dagsläget. De största vinnarna är nog våra anställda, som nu kan ta del av all information på ett enklare sätt. Det är så viktigt att det fungerar hela vägen, från anställning till löneutbetalningen, säger Moa Åsbrink.

– Behoven av ett anpassat system med olika funktioner ser ju olika ut beroende på typ av anställning, fortsätter hon. Vi har behov av ett mer anpassat system med smidiga funktioner för våra timanställda, dels för att de jobbar oregelbundet och behöver ha en bra överblick av sitt schema, dels för att vi för det mesta behöver ersätta dem vid frånvaro och behöver lägga ut lediga pass. Jämför du med ex vissa av våra årsanställda som har samma schema varje vecka och inte behöver ersättas är behoven färre. Är du sjuk är du sjuk och inga pass behöver läggas ut eller tillsättas.

– Även avdelningschefer och personer med personalansvar har stor nytta av vårt nya system, lägger Annika Alexandersson till. Systemet hjälper dem att komma ihåg vad som ska göras på ett nytt sätt. Det är bättre och mer överskådligt när man går in i systemet och tittar på allt från kompetenser till sjukskrivningar.

Priset för årets HR-systemprojekt delas ut av konsultbolaget HerbertNathan & Co för att främja och belysa vikten av ett gott systemstöd som grund för personaladministrationen.

Prisutdelningen sker den 7 november på HR-systemdagen – en mässa från Forum4IT.