Personuppgiftspolicy

Vilka personuppgifter behandlar Kontek?

Personuppgifter som Kontek kan komma att behandla om dig är:

‍Hur samlar vi in dina personuppgifter?

I allmänhet samlar Kontek in personuppgifter direkt från dig eller andra personer som är kopplade till vår kund. Om kunden du arbetar för köper produkter eller tjänster från Kontek eller via ett partnerföretag kan vi samla in information om dig från partnerföretaget.

Vi använder oss också av cookies och andra spårningstekniker när du använder Konteks webbplatser för att optimera din upplevelse av Kontek, våra produkter och våra webbplatser.

Cookies, eller kakor, är små filer som sparas av din webbläsare när du besöker webbsidor. Det finns två huvudtyper av cookies, dels sessionscookies, dels ”permanenta” cookies. Sessionscookies lagras bara under ditt besök och raderas när du stänger din webbläsare. Övriga cookies lagras och känner igen dig när du besöker webbsidan igen. Vi använder både sessionscookies och permanenta cookies på kontek.se. 

Cookies-filerna hjälper till att skilja på olika användare och hur dessa navigerar på webbplatsen. Denna information är viktig för oss på Kontek så vi kan förbättra och anpassa webbplatsen till våra olika användare. Cookies används på många webbplatser för att ge en besökare tillgång till olika funktioner och därmed en bättre upplevelse av besöket på webbplatsen.

Hur man undviker cookies
Om du vill undvika cookies kan du ställa in din webbläsare så att du automatiskt nekar cookies eller informeras om att en webbsida innehåller cookies. Mer information om hur du går till väga finns i din webbläsares hjälpavsnitt. För det fall du inte nekar cookies utgår vi ifrån, när du använder vår webbsida, att du samtycker till personuppgiftshanteringen via cookies.

Cookiepolicy
På kontek.se tar vi både hjälp av förstaparts- och tredjepartscookies* för olika ändamål. En del av de cookies som läggs på din dator raderas, som tidigare nämnts, när du lämnar vår webbplats (sessionscookies) medan andra ligger kvar på din dator så att webbplatsen känner igen dig från gång till gång om du återkommer med webbesök (permanenta cookies).

• På kontek.se använder vi cookies för att underlätta användninge av webbplatsen och göra så att sidorna ska laddas så snabbt som möjligt på din dator (förstaparts sessionscookies).
• Via analysverktyget Google Analytics (förstaparts session- och permanenta cookies) samlas statistik om hur våra besökare rör sig på webbplatsen t ex hur lång tid besöket tar, vilka sidor som besöks, vilken webbläsare som används osv. Datan som samlas in via cookies kan inte kopplas till en specifik användares identitet.Dessutom använder vi cookies för att effektivisera och följa upp våra säljkampanjer.

*Definition förstaparts- och tredjepartscookies
Alla cookies har en avsändare i form av ett domännamn. En förstapartscookie är en cookie där cookien har samma domännamnsavsändare som webbplatsen, det vill säga att cookien sätts av webbplatsen som användaren besöker medan en tredjepartscookie är en cookie där avsändaren kommer från en annan domän än den som användaren besöker. Cookien har alltså en domännamnsavsändare som skiljer sig från den URL som webbplatsen har.

‍

Varför vi behandlar personuppgifter

Konteks integritetspolicy gäller när Kontek behandlar dina personuppgifter för olika ändamål när du interagerar med oss, som;

Köpa och leverera

• Hantera kundorder, avtal och betalningar
• Erbjuda tjänster direkt till dig, som e-learning, webbinarier och rapporter
• Erbjuda produkter och tjänster till våra kunder. 
• Skapa och hantera konton för användare av våra tjänster

Support och förbättring

• Förbättra och utveckla kvalitet, funktionalitet och användarupplevelse för våra produkter, tjänster och Konteks webbplatser, samt ge våra kunder en behaglig kundresa.
• Erbjuda kundsupport för våra produkter och tjänster

Säkerhet

Upptäcka, avhjälpa och förhindra säkerhetshot och missbruk, samt utföra underhåll och felsökning.

Marknadsföring

• Hantera och skicka marknadsföringsmaterial  
• Skapa intresseprofiler för att marknadsföra relevanta produkter och tjänster

Rekrytering

‍
Rättslig grund för behandling av dina personuppgifter

Kontek behandlar personuppgifter utifrån flera rättsliga grunder.

Avtal med dig
Vi behandlar dina personuppgifter baserat på ett juridiskt bindande avtal med dig, t. ex. när du ansöker om ett jobb påi Kontek. Att behandla dina personuppgifter såsom CV, ansökan och referenser är nödvändigt för att Kontek ska kunna hantera förfrågningar från arbetssökande innan ett kontrakt ingås. 

Ditt samtycke
Kontek kan komma att behandla dina personuppgifter baserat på samtycke. Du har alltid en möjlighet att ta tillbaka ditt samtycke efter att samtycket är lämnat. 

Berättigat intresse
Kontek har ett berättigat intresse när vi behandlar dina personuppgifter för säkerhet, support och förbättring eller när du agerar kontaktperson för en existerande eller potentiell kund. Dina personuppgifter behandlas utifrån ett affärsperspektiv på ett sätt vi anser inte står i konflikt med dina fri- och rättigheter som privatperson.  

Vidare behandlar Kontek dina personuppgifter baserat på ett berättigat intresse om du anmäler dig till ett webbinarium laddar ner innehåll från våra webbsidor. Det berättigade intresset är att bistå dig med korrekt innehåll, genomföra webbinarier, marknadsföra och administrera dina förfrågningar.

Hur dina personuppgifter delas

Inom Koncernen

Eftersom Kontek är en del av Visma-koncernen som består av många olika bolag är det viktigt för oss att vi ger dig bästa möjliga övergripande upplevelse. För att upprätthålla en översikt och ha insikt, kan Kontek dela dina personuppgifter mellan företag inom Visma-gruppen.

Utanför Kontek 

Kontek kan också komma att dela dina personuppgifter med extern tredje part i följande sammanhang: 

• Affärspartners
  Kontek kan komma att dela dina personuppgifter med våra partners i det fall det förefaller legitimt ur ett affärsperspektiv och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
• Myndigheter
  Polismyndigheten och andra myndigheter kan begära tillgång till personuppgifter från Kontek. I dessa fall lämnar Kontek över informationen om ett domstolsbeslut finns som stöd för detta.

När använder Kontek underbiträden?

Kontek använder underbiträden för att behandla personuppgifter. Detta är vanligtvis leverantörer av molntjänster eller andra IT-leverantörer.

När Kontek använder underbiträden skriver Kontek personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) med dessa för att skydda din integritet. Samtliga underbiträden är lokaliserade inom EU/EEA.

Du kan alltid begära en översikt och mer detaljerad information om Konteks underbiträden. Hur du kontaktar Kontek finns längst ner i detta dokument.

‍Hur länge lagras dina personuppgifter?

Kontek lagrar endast dina personuppgifter så länge som krävs för att uppfylla våra avtalsenliga skyldigheter. När vi behandlar dina personuppgifter på andra rättsliga grunder, såsom berättigat intresse, sparas informationen så länge den är nödvändig för att uppfylla syftet med behandlingen.

Följaktligen kan dina personuppgifter omfattas av olika lagrings-policier baserat på typ av data och syftet med att samla in dem.

Nedan nämner vi några exempel:

Kontaktpersoner
Om du är Konteks kontaktperson på ett företag som är leverantör, kund eller samarbetsparter till oss använder vi dina uppgifter enligt följande.

För att Kontek ska kunna uppfylla dessa avtal med din arbetsgivare behöver vi ha uppgifter om den eller de kontaktpersoner vi ska kontakta för att diskutera och hantera avtalsrelationen. Vi samlar då in och behandlar ditt namn, dina kontaktuppgifter (till exempel telefonnummer och e-postadress) och din position eller titel, och registrerar dem i våra system. Vi behandlar uppgifterna så länge som du är angiven kontaktperson avseende Kontek för företaget du är anställd hos. Vi upphör med behandlingen när du inte längre är kontaktperson, eller när företaget du är anställd hos avbryter relationen med Kontek.

Vi använder också dina uppgifter för att marknadsföra Konteks tjänster till det företag du är anställd i.

Arbetssökande
Om du ansöker om anställning hos oss här på Kontek behandlar vi dina personuppgifter enligt följande.

När du söker anställning hos Kontek skickar du in vissa uppgifter, i form av namn, personnummer, kontaktuppgifter och CV. Din ansökan kan också innehålla annat, som du i så fall frivilligt tillför den.

Dessa uppgifter måste vi behandla för att kunna pröva din ansökan. Kontek har dels ett berättigat intresse att granska eventuella anställda, dels är informationen nödvändning inför en eventuell avtalsrelation mellan oss och dig, i form av ett anställningsavtal, och dels har Kontek lagliga skyldigheter att uppfylla vid ansökningsförfaranden.

Uppgifterna kommer att behandlas av Konteks HR-avdelning och av den ansvarige på den avdelning du har sökt arbete, i syfte att kunna fatta ett beslut om anställning avseende den aktuella, lediga tjänsten.

Vi sparar dina uppgifter i två år avseende din ansökan till den aktuella tjänsten. Detta behöver vi göra, för det fall någon påstår att Kontek inte har följt gällande rätt vid anställningsprocessen, till exempel om någon menar sig ha blivit utsatt för diskriminering och Kontek behöver försvara sig mot en sådan talan. Uppgifterna används då enbart för detta ändamål.

Marknadsföring
Ett annat exempel är kontaktinformation lagrad i marknadsföringssyfte, inklusive leads eller potentiella kunder. Sådana personuppgifter kommer att raderas senast 24 månader efter senast registrerade aktivitet.

För ytterligare information angående radering, välkommen att kontakta Kontek (kontaktinformation finns i sista sektionen i detta dokument).

‍

Dina rättigheter

Som registrerad kan du åberopa följande rättigheter i relation till Konteks behandling av dina personuppgifter:‍

• Rätt till tillgång. Du har rätt att begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar (om dig).
• Rätt till rättelse. Du har även rätt att begära att Kontek korrigerar felaktiga personuppgifter som rör dig. Om du har ett användarkonto hos Kontek för en Kontek-tjänst kan detta vanligtvis göras under "ditt konto", "din profil", eller motsvarande för aktuell Kontek-tjänst.
• Rätt till radering. Du kan begära att Kontek raderar uppgifter om dig.
• Rätt till begränsning (av behandling). Du kan be oss att begränsa behandlingen av dina personuppgifter.
• Rätt till dataportabilitet. Du kan be oss att förse dig eller andra med dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligt förekommande och maskinläsbart format.
• Rätt att göra invändningar. Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter på grundval av berättigat intresse eller ändamål för direkt marknadsföring. Du har också rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter för att utföra uppgifter som utförs i allmänna intressen eller i myndighetsutövning eller utifrån berättigade intressen.
   

Vänligen notera att det kan finnas vissa undantag eller begränsningar till ovannämnda rättigheter som kan gälla beroende på de specifika omständigheterna i din situation. I sådana fall kommer vi att förse dig med detaljerad information om tillämpligt undantag eller begränsning och hjälpa dig att utöva dina rättigheter i största möjliga utsträckning, i enlighet med tillämpliga lagar och förordningar. ‍Vänligen använd dpo@kontek.se för att inkomma med begäran enligt denna sektion.

Ändringar

Vi uppmuntrar att du granskar Konteks integritetspolicy regelbundet. Om Kontek gör betydande ändringar till denna policy som väsentligt förändrar vår praxis kring integritet kan vi också meddela dig på annat sätt, som att skicka e-post eller via vår webbplats innan ändringarna träder i kraft.

Integritetspolicyn revideras årligen. Senast uppdaterad: 2023-11-20.

‍
Kontakta oss

Kontek är ett svenskt bolag som ingår i en koncern som har juridiska enheter, affärsprocesser, ledningsstrukturer och tekniska system som löper över gränserna. Kontek levererar mjukvara och tjänster till både publika och privata verksamheter i Europa. Konteks huvudkontor ligger i Ljungby.

Huvudkontor: Långgatan 19, 341 32 Ljungby, Sverige.
Telefon: +46 372 89 000

Vi uppskattar din åsikt. Om du har kommentarer eller frågor om vår integritetspolicy, andra frågor om integritet eller angående en möjlig personuppgiftsincident, vänligen skicka dessa till dpo@kontek.se .

Vi hanterar frågor och klagomål konfidentiellt. Vår representant kommer att kontakta dig för att hantera eventuella frågor eller problem samt för att beskriva alternativen som finns för att lösa dessa. Vi strävar efter att klagomål och frågor blir lösta på ett korrekt och lämpligt sätt.

Slutligen har du också rätt att lämna in klagomål till  Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) gällande behandlingen av dina personuppgifter.