Modernt och webbaserat - Erikshjälpen digitaliserar med Kontek

När välkända barnrättsorganisationen Erikshjälpen ville modernisera sitt lönesystem föll valet på Konteks webbaserade lönesystem. Utmaningen var att hitta ett system som var tillräckligt enkelt att använda för att alla medarbetare, från volontärer till ledning.

”Vi ville ha ett system där vi kan växa och det var viktigt att det var webb- och molnbaserat. Vi måste dessutom ha ett system som vi är säkra på, där det finns backupteknik och kunniga konsulter”, säger Tomas Jönsson, administrativ chef/ekonomichef på Erikshjälpen.

Erikshjälpen har varit kund hos Kontek i cirka 15 år så lösningen fanns inom räckhåll. Men när man för drygt fyra år sedan bestämde sig för att modernisera och digitalisera sonderade man först marknaden och jämförde olika aktörers erbjudande. Valet föll på Konteks webbaserade molntjänst.

Erikshjälpen är en organisation med flera ben – vilket ställer särskilda krav på de system som ska vara gemensamma. Det ena benet är stiftelsen Erikshjälpen, som arbetar med barnrättsfrågor och har cirka 60 anställda. Det andra benet är de cirka 60 second hand-butikerna, som finns runt om i landet. I butikerna finns oftast fast anställd butikschef, arbetsledare och chaufför. Övriga är de totalt ca 2000 volontärer samt drygt 1500 praktikanter - människor som av olika skäl behöver stöd för att ta sig ut i arbetslivet. Det kan handla om personer som är berättigade till lönebidrag, människor som behöver praktik eller språkträning, eller personer inom frivården som dömts till samhällstjänst. Alla ska använda samma system. Det är en jämlikhetsfråga för Erikshjälpen.

”Vi har en stor mångfald av människor som arbetar i våra butiker. Många av dem står långt från arbetsmarknaden och behöver stärka sin självkänsla. Hos oss får man en plats och ett sammanhang”, säger Tomas Jönsson.

”Alla, från vår generalsekreterare till enskilda volontärer, ska behandlas på samma sätt. Ingen ska behöva känna sig utanför”, tillägger löneadministratör Magnus Thelander.

Samlat, digitalt och jämlikt

Erikshjälpen introducerade Konteks molntjänst gradvis i organisationen. Man började med lönesystemet Kontek Lön och Kontek HRM Time för tidredovisning, samt Kontek HRM Plan för schemaläggning och Kontek HRM Travel för reseräkningar.

• Kopplingarna mellan schema, tidredovisning och lön funkar väldigt bra. Det tycker jag Kontek ska vara stolta över, säger Magnus Thelander.
• Nu sköter alla butikerna schemaläggning, tidrapporering och lön digitalt, säger Magnus Thelander. Förut kunde alla göra på olika sätt. Vi har jobbat på att medvetandegöra hur vi ska jobba efter kollektivavtalen. När vi har allt samlat så här blir det tydligare att det är lika för alla.

Under hösten tar Erikshjälpen ytterligare ett steg, när HR-systemet Kontek HRM Employee stegvis introduceras i hela organisationen. När det är klart kommer den nödvändiga informationen kring varje enskild medarbetare att finnas samlad, vilket t ex förenklar schemaläggning, lönehantering och medarbetarsamtal. Det är sista steget till att vara helt digitala. En, lång resa för en organisation där varje butik tidigare skött reseräkningar och tidredovisning manuellt.

Kort om Erikshjälpen

Erikshjälpen är en barnrättsorganisation som arbetar för att barn i fattigdom och utsatthet ska få ett bättre liv. Organisationen arbetar i fem regioner i världen, samt Sverige, för barns rätt till utbildning, fritid, hälsa, trygghet och skydd. Arbetet sker utifrån barnkonventionen tillsammans med lokala partnerorganisationer. Inom Erikshjälpen finns Sveriges ledande second hand-verksamhet med ett 60-tal butiker och ett växande nätverk av samarbetspartners. Överskottet från butikerna går till sociala och humanitära insatser.