Stor flexibilitet med outsourcing och webbaserade system

​Det kommunala bostadsbolaget Ljungbybostäder äger och förvaltar fastigheter i Ljungby kommun. De har outsourcat sin löneadministration i nio år och i våras kompletterade de sin outsourcinglösning med Konteks webbaserade tidredovisningssystem.

– Det är snabbare, smidigare och tydligare för hela personalen, säger vd Joakim Karlsson, redovisningsekonom Linda Bodevind och ekonomichef Annika Borling.

Expansiv fas

Ljungbybostäder är inne i en expansiv fas och planen för de närmaste fyra åren är att bygga 100 bostäder, eventuellt fler. I maj började de bygga ett trygghetsboende med 54 lägenheter som ska vara klart i september 2020. Och för ett år sedan stod en fastighet med 25 hyresrätter klar precis intill Ljungbybostäders kontor i stadens centrum.

Många fördelar med outsourcing

Företaget har outsourcat sin löneadministration sedan 2010 och de tre kollegorna Joakim Karlsson, Linda Bodevind och Annika Borling kan peka på de många fördelarna med outsourcing.

– Det viktigaste är att vi inte behöver vara personberoende om den som sköter lönerna skulle bli sjuk eller vill vara ledig. Nu får vi dessutom en person som är specialiserad på löner och det blir som en back up funktion.

De är en relativt liten organisation med 22 anställda, med det är tre yrkesgrupper med olika avtal.

– Situationen med de olika avtalen gör också att det blir en trygghet med outsourcing, säger Linda.

Webbaserat tidredovisningssystem

I våras bytte Ljungbybostäder till Konteks webbaserade tidredovisningssystem. De anställda tycker att det är mycket positivt att själva, och successivt, kunna tidrapportera via telefonen och en app. Det är särskilt fördelaktigt för bovärdarna som har beredskapsarbete; nu kan de föra in tiderna direkt efter att de har varit på besök.

Ytterligare styrkor är översikten av uppgifter, såsom semesterdagar och arbetstidsförkortning, och att enkelt kunna ta fram rapporter.

Sköter vissa moment själva

Även om Ljungbybostäder har outsourcat stora delar av löneadministrationen så har de valt att sköta vissa moment som är kopplade till tidrapporteringen själva.

– Det är registervård och vi kan lägga in en del uppgifter i systemet, som till exempel scheman för semestervikarier.

De tar även hand om administrationen kring sina resor.

– Vi har arbetat såhär tidigare och vi uppskattar verkligen flexibiliteten med att kunna göra justeringar och vissa bitar själva, säger de tre kollegorna.