Maximalt flexibelt med webblösning

Effektivt, anpassningsbart och lättanvänt – när e-handelsbolaget Royal Design ville byta lönesystem var kraven tydliga. Lösningen fanns i Konteks webbaserade molntjänstlösningar.

Modernt och webbaserat
E-handelsbolaget Royal Design Group är i en expansiv fas. Företaget har cirka 100 fast anställda. Under högsäsong från november till januari ökar de anställda till omkring 300 personer. När företaget växte blev det allt mer uppenbart att det behövdes en ny lösning för lönehanteringen. För ett modernt företag i e-handelsbranschen, som Royal Design Group, handlade det om att hitta en webbaserad variant som skulle vara kompatibel med deras befintliga försystem. Valet föll på en molnbaserad lösning med lönesystemet Kontek Lön och försystemen Kontek HRM Time och Kontek HRM Travel.

­­– Nu kan vi jobba var vi än är. Det hade varit ett stort problem om vi varit kvar i vårt tidigare system, säger HR-chef Hanna Nordling på Royal Design Group.

Nytt system på distans
Man satte datum för systembytet till 1 april 2020, för att förenkla med tanke på semesteråret. Det som ingen kunnat räkna ut när den dagen bestämdes, var att coronapandemin skulle förändra våra möjligheter att resa och träffas. Nu kunde inte Konteks konsulter komma till Royal Design Group för att installera de nya systemen på plats och bistå med sina kunskaper för att få igång det hela.

– Vi förberedde oss innan tillsammans med Kontek och gjorde en tidsplan, berättar löneadministratör Ulrika Blomqvist. Sedan satt jag och Konteks konsult med delad skärm, så att jag blev guidad på distans. Det gjorde att jag lärde mig allt!

Jobba ihop i molnet
De två personerna, som utgör Royal Design Groups HR-avdelning sitter på olika platser. Hanna Nordling finns på huvudkontoret i Stockholm medan Ulrika Blomqvist sitter i företagets nybyggda hus i Nybro. Med det nya lönehanteringssystemet kan de ändå arbeta tätt ihop. Allt finns ju i molnet.

– Att det är webbaserat har flera fördelar, säger Hanna Nordling. Om vi blir sjuka samtidigt eller skulle behöva avlastning, vet vi att Kontek kan hjälpa oss med lönehanteringen tills vi är tillbaka.

Färre fel
Ett år efter implementeringen av de nya systemen märker Ulrika Blomqvist tydligt skillnad. Eftersom uppgifter som schema, föräldraledighet och avtal ligger inlagda i försystemet blir det färre fel på lönen.

– Dessutom är alla deadlines så mycket tydligare. Man får ju också hjälp av systemet att komma ihåg saker som man måste hålla koll på, säger Ulrika Blomqvist.

Vilka Konteklösningar använder Royal Design Group?
Royal Design Group har valt en webbaserad lösning med lönesystemet Kontek Lön samt försystemen Kontek HRM Time för tidrapportering och Kontek HRM Travel för reseräkningar och utlägg, samt appen Kontek HRM Mobile.