Här är några områden som kan vara extra bra att se över inför sommarperioden.
Börja med att se över sommarens löneprocess i god tid. Under semesterperioden kan både chefer, medarbetare och du själv vara lediga vid olika tillfällen, vilket gör det extra viktigt att ha tydliga datum och bra framförhållning. Sätt gärna deadlines för när tidrapporter, semesteransökningar, utlägg och annan frånvaro senast ska vara registrerade.
Under sommaren kan det vara klokt att tidigarelägga vissa datum, så att det finns marginal att fånga upp frågor, sena underlag eller eventuella fel innan lönen ska betalas ut.
Se också till att chefer och medarbetare vet vad som behöver vara registrerat och attesterat före lönekörningen. En kort påminnelse inför sommaren kan minska risken för att underlag fastnar eller kommer in för sent.
Inför sommaren är det klokt att kontrollera att semesteruppgifterna stämmer innan de stora semesteruttagen börjar registreras. Det gäller till exempel antal betalda och obetalda semesterdagar, sparade dagar, semestergrundande frånvaro och eventuella justeringar som påverkar semesterberäkningen.
Kontrollera också att rätt semestervillkor är inlagt för respektive medarbetare, till exempel om företaget tillämpar procentregeln, sammalöneprincipen eller sammanfallande intjänande- och semesterår.
Stäm gärna av resultatet extra noggrant för medarbetare som haft förändrad sysselsättningsgrad, längre frånvaro, nyanställning eller avslutad anställning.
Retroaktiv lön kan påverka fler delar än själva månadslönen. Om en ny lön gäller bakåt i tiden kan även exempelvis frånvaroavdrag, sjuklön, semesterlön eller andra lönearter påverkas. Därför är det bra att se över om det finns retroaktiva ändringar som behöver hanteras inför kommande lönekörning. Det kan handla om löneändringar efter lönerevision, korrigeringar i anställningsuppgifter eller andra justeringar som gäller tidigare perioder.
Vissa verksamheter tar in säsongsanställda, sommarvikarier eller tillfällig personal under sommaren. Då kan det vara bra att se över om företagets licenser täcker behovet.
Genom att kontrollera licensbehovet i god tid minskar risken för att något stoppar upp när nya medarbetare ska registreras, rapportera tid eller hanteras i löneprocessen. Om behovet ökar under sommaren är det klokt att beställa eventuella extra licenser med lite framförhållning.
I samband med lönekörningen är det bra att göra en extra kontroll av semesterlön, semesteravdrag och semestertillägg. Stäm av att beräkningarna följer företagets avtal och baseras på rätt uppgifter.
Kontrollera också att semesterlönen stämmer överens med intjänade dagar, aktuella saldon och registrerad frånvaro. Kom ihåg att semesterlön redovisas i arbetsgivardeklarationen på individnivå, AGI, precis som övrig lön.
Även du som arbetar med lön behöver kunna vara ledig. Inför din egen semester kan det därför vara bra att skapa så mycket framförhållning som möjligt i löneprocessen.
Se över vilka moment som behöver vara klara innan du går på ledighet och vilka frågor som kan vänta tills du är tillbaka. Om det finns pågående ärenden, sena underlag eller särskilda avvikelser kan det vara klokt att samla dem på ett ställe, så att du enkelt kan följa upp dem efter semestern.
I många organisationer är lönekompetensen samlad hos en eller ett fåtal personer. Det fungerar ofta bra i vardagen, men kan bli mer sårbart under perioder med semester, sjukdom eller hög arbetsbelastning.
Ett första steg är att skapa tydliga rutiner, bra dokumentation och realistiska deadlines inför sommaren.